Continuando con los apuntes preliminares del Manual de Contrataciones Estatales para Proveedores, en esta instancia nos preocupa comenzar a analizar uno a uno los problemas que se suscitan desde el comienzo del procedimiento.

La actuación del proveedor estatal comienza cuando recibe una invitación a cotizar o cuando se entera por alguna vía de comunicación que un Organismo ha realizado un llamado, ya sea por Diario Oficial, Diarios de Circulación Nacional, Revistas Especializadas en Compras, ó en el Sistema de Compras Estatales www.comprasestatales.gub.uy que será otro tema de publicación.

Hay que tener en cuenta que los proveedores no sólo pueden presentar una cotización cuando reciben una invitación de la Administración, sino que también pueden presentarse cuando así lo deseen, y el Organismo, debe aceptar su oferta.

En esta etapa del llamado, el Organismo invita a los proveedores a cotizar, los que presentan sus ofertas en base al Pliego de Condiciones Particulares, el que deberán adquirir y conservar el comprobante de compra.

Es vital para el proveedor, estudiar con atención, analizar y entender correctamente el Pliego; y por sobre todas las cosas, nunca pensar que los Pliegos son similares para todos los Organismos Públicos.

Si sucede que cualquier cláusula del mismo no se comprende, o no ha sido contemplada, los proveedores deben sentirse en total libertad de preguntar las dudas que puedan surgir. Siempre hay que tener en cuenta que la Administración debe dar un plazo para que los proveedores realicen las consultas que deseen, y esta información la encuentran en el Pliego ó en la invitación a cotizar.-

Así la Administración comienza a brindarnos los Servicios que habláramos en la anterior Publicación.-

Luego de entender y haber consultado toda duda que surja del Pliego, se comienza a Preparar la Oferta, la que deberá ser presentada exactamente igual a como se solicita, y así evitar pérdidas de tiempo y gastos innecesarios para las partes involucradas.-

En algunos casos, se aceptan presentaciones de ofertas vía fax o medios informáticos, y en otros se aceptan solamente ofertas en sobre cerrado, lo que se dará a conocer en el Pliego.

Acercándonos ya a lo que pueden ser algunos errores que se pueden cometer a la hora de presentar la Oferta, a modo de ejemplo, veamos algunas cláusulas del Pliego y la oferta recibida por el Proveedor:

El Pliego de Condiciones Particulares La Administración recibe la siguiente

solicita: oferta:

Cotización en Dólares Americanos ................Cotización en Moneda Nacional;

Precios unitarios y totales, desglosando.........Precios totales sin impuestos;

impuestos;

Plazo de entrega ........................................... Sin plazo de entrega;

Establecer plazo de mantenimiento de ......... Plazo de mantenimiento de Oferta

oferta no menor a 90 días; 30 días;

Oferta firmada por el proveedor................Oferta sin firmar.

Muchas veces, la Administración, se encuentra con estas situaciones planteadas y muchas más, que suceden y muy a menudo. Cada uno de los errores más frecuentes se detallarán en el Manual para Proveedores Estatales.

¿Porqué sucede esto si el Pliego lo establecía correctamente?

Haciendo referencia a nuestra publicación anterior ... ¿estamos siendo eficientes? ¿Quién pierde? ¿La Administración? ¿El proveedor? La Administración, por haber perdido una oferta que pudo ser conveniente; el Proveedor, por haber perdido quizá un buen negocio .... y el costo de los recursos que se insumen en aclarar todos estos errores que se pudieron evitar, ¿los pagamos todos?

Cra. Karina D. Sisniega Iglesias

Dra. Rosanna I. Gavazzo Busquiazo